卡特里娜飓风。飓风丽塔。飓风威尔玛。就在几个月前,这些风暴改变了数百万人的生活。即使您不在受这些风暴影响的地区工作,也许您会将产品运送到海湾地区的公司或从海湾地区的公司接收产品。您认为您没有受到这些自然灾害的影响吗?
现在,将这个想法重复一千次,你就会明白为什么如果你在家乡面临类似的危机,有必要制定灾难计划。
当危机或灾难通常意外发生时,您如何做好应对准备?预测你没有经历过的事情有多容易?这是所有者和管理者在面对危机规划时可能感到不知所措的两个原因。对于某些人来说,尝试想象要做什么或把它写在纸上可能会感到陌生,因此更容易推迟一天。
应急计划
但让我们以不同的方式来看待它,可能会分成更小的部分,这样你就可以拥抱各种可能性。首先要做的事情之一是将这项工作分配给一个人(可能是您或其他人)并组建一个小团队来支持这项工作。一位领导者将使这一过程变得更加高效和有效。
那么,为应对危机您可以做的第一件事是什么?做一个列表。一个简单的“假设”列表是一个很好的起点。想想墨菲定律:“如果有任何事情可能出错,它就一定会出错。”无论听起来多么奇怪,请写下可能适用于您的业务的所有内容 - 从地震、洪水或飓风等环境灾难到产品召回。该列表应涵盖可能导致您的正常业务周期中断的任何情况。
您认为佛罗里达州南部的加工商是否计划应对 2005 年的多场飓风?当我现在与那里的一些人交谈时,他们甚至无法准确说出飓风的名称或哪些飓风造成了哪个阶段的损害。我敢打赌,佛罗里达州南部的大多数公司现在都有飓风灾难计划,其中包括备用电源、产品转移计划和通讯列表(针对客户和公司人员)等内容。
业务复苏计划
一旦您列出了“假设”列表,请环顾四周,分析您企业的关键服务和功能 - 那些保持大门畅通的服务和功能。我想到的一些项目是员工、现金流、操作设备、电话和计算机以及为客户提供服务。这些关键功能对于灾后尽快恢复运行至关重要。
接下来,使用这个新列表并将项目分为三到四个包含所有相似之处的主要类别,例如“财务”、“通信”、“运营”和“人员”。现在,您可以开始了解您的计划的外观 - 最好是在危机毫无预警地爆发之前。您可以指定一个人负责每个主要类别,并要求“团队”花一些时间研究并编写危机期间处理其类别的计划。
该计划的第一阶段处理紧急灾难。这是关于如何在紧急灾难期间保护组织的用户指南。为了使计划发挥作用,必须在中断发生之前制定计划。计划的下一阶段“恢复”旨在保持资金流入、服务持续运行和客户服务,以在灾难结束后保持业务向前发展。必须规划“业务连续性”的最后阶段,以使其回到灾难前公司的表现。
组织计划
需要更深入规划的几个领域包括员工、保险和财务记录等信息的存储;计算机硬件、软件和数据;以及建筑场地地图和公用设施规格。组织这些重要数据,以便有多个副本,其中一组存储在备用位置,以防主办公室被破坏。
更广泛的规划阶段包括风险分析和业务影响分析。这些计划是专门的,可以帮助您的公司做好准备,避免严重的财务损失。有许多网站都提供强大的规划工具,可以在规划过程的所有阶段提供帮助,但以下是不错的入门网站:
• 美国红十字会在 www.redcross.org 上提供了适合企业的有用信息。
•商业和家庭安全研究所在其网站www.ibhs.org/business_protection 上提供规划工具。
• 疾病控制和预防中心在 www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/ 上提供了重要网站的完整列表。
•联邦政府有一个准备网站:www.ready.gov。
将计划任务分成小块并组织一个团队来制定计划将使这个过程变得更加舒适。美国红十字会报告称,多达 40% 的小企业在洪水、龙卷风或地震等灾难后没有重新开业。不要因为没有时间制定计划而让您的业务受到影响。
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